Hvordan beregnes budgettet for en virksomhedskantine?

Hvad skal kantinebudgettet dække?

Den trinvise metode har syv trin: aktivitetsniveau, direkte omkostninger, indirekte omkostninger, kostpris pr. måltid, driftsbudget, dækningsbidrag og følsomhed samt opfølgning. Hvert trin leverer tal til det næste, fordi omkostningerne divideres med aktivitetsniveauet.

Et kantinebudget er et driftsbudget. Virksomhedsguiden opdeler driftsbudgettet i omsætning, variable omkostninger, salgsfremmende omkostninger, administrationsomkostninger, afskrivninger og renter; samme grupper kan bruges som ramme for kantinen. Omsætningen er typisk medarbejdernes betaling for måltider og eventuelt salg til møder og gæster. Råvarer, indpakning og portionering hører under variable omkostninger.

Ifølge Skats vejledning indeholder kostprisen for et måltid såvel direkte som indirekte omkostninger; råvarer og indpakning er nævnt som eksempler. Budgettet skal derfor rumme to niveauer: omkostninger, der følger det enkelte måltid, og omkostninger, der kun kan fordeles på den samlede produktion, såsom lokaler, el, rengøring, udstyr og personale.

Kantinen har også en skattemæssig side. Arbejdsgivers tilskud til en kantineordning er reguleret i skattelovgivningen (Retsinformation, beskatning af arbejdsgivers tilskud til kantineordning), og værdien af et måltid opgøres til kostpris.

Budgettet bør derfor vise medarbejdernes betaling, arbejdsgiverens nettodækning af underskuddet og kostprisen pr. måltid, der ligger til grund for beregningen.

Fastlæg forventet antal måltider

Trin 1 er at fastlægge forventet aktivitetsniveau. Det er antallet af måltider, som både direkte og indirekte omkostninger divideres med.

Forventet aktivitet er udgangspunktet for beregningen, fordi både variable omkostninger og kostpris pr. måltid divideres med antallet af producerede måltider.

Byg tallet op nedefra: antal medarbejdere i målgruppen × arbejdsdage × måltider pr. medarbejder pr. dag.

Retsinformation illustrerer regnestykket med en personalegruppe med 15 arbejdsdage om måneden og 2 måltider à 15 kr.; det giver 30 måltider og 450 kr. om måneden for gruppen.

Gentag opgørelsen for hver personalegruppe, læg dem sammen til et månedstal, og gang op til årsniveau med det faktiske antal arbejdsdage. Justér for ferie, helligdage, hjemmearbejdsdage og mødeaktivitet.

Opgør samtidig, hvor mange måltider medarbejderen betaler for, og hvor mange virksomheden afholder. Forskellen er afgørende for, om omsætningen dækker de variable omkostninger.

Lav tre scenarier — lav, forventet og høj aktivitet — fordi antallet af måltider bestemmer de variable omkostninger og dermed dækningsbidraget. Det forventede scenarie er det tal, du senere dividerer de indirekte omkostninger med.

Opgør de direkte omkostninger pr. måltid

Trin 2 er at opgøre direkte omkostninger pr. måltid. Posten omfatter råvarer, indpakning, portionering og svind.

Direkte omkostninger kan henføres til det enkelte måltid. Skats vejledning om værdien af et måltid nævner råvarer og indpakning som eksempler på, hvad kostprisen omfatter. I praksis opgøres posten som råvareforbrug pr. portion plus emballage og portioneringsartikler ud fra opskrifter og aktuelle indkøbspriser.

Svind skal lægges oveni råvareprisen. Opgør svindet som forskellen mellem indkøbt og solgt mængde over en periode, og omregn forskellen til en procentsats, der føjes til råvareforbruget pr. måltid. Svindet dækker tilberedningstab, kasserede varer og overportionering. Opgør det særskilt, så det kan følges måned for måned.

Indkøbspriser på råvarer varierer over tid. Ifølge Billys opslagsord om gennemsnitlig kostpris afhænger anskaffelsesomkostningerne af antal enheder, råvarepriser og leveringsomkostninger, og priserne ændrer sig typisk ved leverandørskift. De direkte omkostninger pr. måltid bør derfor ikke fastfryses på ét indkøbstidspunkt, men opdateres med de priser, der faktisk gælder i budgetperioden.

Fordel de indirekte omkostninger

Trin 3 er at fordele indirekte omkostninger. De kan ikke henføres til et enkelt måltid, men skal fordeles med én valgt nøgle.

Indirekte omkostninger kan ikke henføres til et enkelt måltid, men er nødvendige for at drive kantinen: lokaler, el, vand, varme, rengøring, vedligeholdelse af køkkenudstyr, service og personale. Skats vejledning om kostprisen for et måltid fastslår, at beregningen rummer begge omkostningstyper.

Ifølge Virksomhedsguiden er administrationsomkostninger, afskrivninger og renter selvstændige linjer i driftsbudgettet og skal derfor med, selv om de ikke kan henføres til enkelte måltider.

Vælg én fordelingsnøgle, og brug den konsekvent. Den enkleste er forventet antal måltider: samlede indirekte omkostninger divideret med antal måltider i perioden giver indirekte omkostninger pr. måltid. Alternativer er medarbejdertimer i køkkenet eller kvadratmeter, hvis lokalerne deles med andre funktioner.

Fordelingsnøglen påvirker den beregnede kostpris, så skift ikke nøgle mellem budget og regnskab uden at genberegne sammenligningsgrundlaget.

Afskrivninger på køkkenudstyr og eventuelle renter på lån til inventar fordeles over udstyrets levetid og lægges ind som faste poster i budgettet, ikke som omkostninger pr. måltid. Det synliggør forskellen mellem omkostninger, der ændrer sig med aktiviteten, og dem der står uanset, hvor mange måltider kantinen producerer.

Beregn kostpris pr. måltid

Trin 4 er at beregne kostpris pr. måltid. Den findes som summen af direkte og indirekte omkostninger divideret med forventet antal måltider.

Kostprisen pr. måltid findes ved at sammenlægge de omkostninger, der kan henføres til måltidet, og de omkostninger, der må fordeles, for perioden og dividere med antallet af forventede måltider i samme periode. Resultatet er et gennemsnitstal, og netop gennemsnittet er brugbart, når indkøbspriserne svinger.

Ifølge Billy beregnes den gennemsnitlige kostpris som indkøbspris inklusive alle omkostninger divideret med antal enheder. Billy illustrerer metoden med et indkøb af 100 enheder à 50 kr. plus 450 kr. i fragt og told og senere 50 enheder à 70 kr. plus 300 kr. i fragt og told, hvilket giver en gennemsnitlig kostpris på 61,67 kr. pr. enhed. E-conomic beskriver samme metode som et redskab til at beregne enhedsomkostninger præcist.

Anvend metoden på kantinens varegrupper: prisen på en råvare beregnes som et vægtet gennemsnit af periodens indkøb i stedet for som prisen på det seneste indkøb. Dermed bliver kostprisen pr. måltid ikke slået skævt af en enkelt dyr eller billig leverance.

Kostprisen er ikke kun et styringstal. Værdien af et måltid opgøres til kostpris, og arbejdsgivers tilskud til en kantineordning er skattemæssigt reguleret (Retsinformation), så samme beregning skal kunne dokumenteres over for medarbejdere og revisor.

Gem derfor opgørelsen bag tallet med de omkostninger, der kan henføres til måltidet, og de omkostninger, der må fordeles.

Kostpris pr. måltid – gennemsnit og beregning

Opstil driftsbudgettet med faste og variable omkostninger

Trin 5 er at opstille driftsbudgettet. Det følger grupperne omsætning, variable omkostninger, salgsfremmende omkostninger, administrationsomkostninger, afskrivninger og renter.

Opstil budgettet efter Virksomhedsguidens grupper: omsætning, variable omkostninger, salgsfremmende omkostninger, administrationsomkostninger, afskrivninger og renter. For kantinen betyder det omsætning fra medarbejderbetaling og eventuelt eksternt salg øverst, derefter råvarer, indpakning, portionering og svind som variable omkostninger, og til sidst administrationsomkostninger, afskrivninger på køkkenudstyr og renter.

Del omkostningerne i faste og variable. Variable omkostninger følger antallet af producerede måltider, mens faste omkostninger — lokaler, rengøring, faste lønomkostninger, serviceaftaler, afskrivninger og renter — står uanset aktiviteten. Budgetresultatet er omsætning minus variable omkostninger minus faste omkostninger. Opstil det for måned, kvartal og år, så sæsonudsving i måltidsantallet bliver synlige.

Læg arbejdsgiverens dækning af et eventuelt underskud ind som en selvstændig linje, så det fremgår, hvad medarbejderbetalingen dækker, og hvad virksomheden betaler. Så kan budgettet både bruges til at fastsætte måltidsprisen og vise, hvor meget kantinen koster virksomheden pr. år.

Beregn dækningsbidrag og følsomhed

Trin 6 er at beregne dækningsbidrag og følsomhed. Dækningsbidraget pr. måltid er salgspris minus variable omkostninger pr. måltid.

Dækningsbidraget pr. måltid er salgsprisen minus de variable omkostninger pr. måltid; det samlede dækningsbidrag er omsætningen minus de variable omkostninger. Dividerer du de faste omkostninger med dækningsbidraget pr. måltid, får du antallet af måltider, der skal produceres, før de faste omkostninger er dækket. Det tal er kantinens følsomme punkt og ændrer sig, hvis prisen, råvarepriserne eller svindprocenten ændres.

Forudsætningen om, at variable omkostninger bevæger sig proportionalt med produktionen, holder sjældent i praksis. Flemming Hansen beskrev i Ledelse og Erhvervsøkonomi, at budgettering og kontrol ofte gennemføres ud fra dækningsbidragstankegangen, men at kravet om proportionalitet mellem variable omkostninger og produktion sjældent er opfyldt.

I mekaniserede processer er lønomkostningerne ifølge artiklen nogenlunde faste, så længe produktionen holdes i gang, og materialeomkostningerne bliver den eneste egentlige variable omkostning. Dækningsbidrag på 60 til 90 pct. af salgsprisen er derfor ifølge artiklen lidet egnede styreinstrumenter.

Overfør det til kantinen: køkkenpersonale, lokaler og udstyr ændrer sig i trin, ikke i takt med hvert enkelt måltid. Følsomhedsberegningen bør derfor vise, hvad der sker, når antallet af måltider falder eller stiger, mens de faste poster står uændret, og hvad der sker, når en råvarepris stiger.

Hansen peger på, at man oftest interesserer sig for fremtidige omkostninger, og at de kan variere af mange andre årsager end ændret produktionsstørrelse — prisændringer og forskydninger i de tekniske koefficienter spiller ind. Scenarierne bør derfor variere både måltidsantal og omkostningsniveau.

Følg op på budgettet

Trin 7 er at følge op på budgettet. Sammenlign budget og faktiske tal på måltidsantal, råvareforbrug, svind og indirekte omkostninger.

Sammenlign hver måned budgettet med de faktiske tal på de poster, der kan påvirkes: antal producerede og solgte måltider, råvareforbrug pr. måltid, svindprocent, emballageforbrug og indirekte omkostninger. Del afvigelser i en mængdekomponent og en priskomponent, så det fremgår, om afvigelsen skyldes færre solgte måltider, eller at indkøbspriserne er steget.

Fremtidige omkostninger varierer ifølge Flemming Hansens artikel af andre årsager end produktionsstørrelsen, blandt andet prisændringer. Derfor skal den gennemsnitlige kostpris genberegnes, når der skiftes leverandør, eller når råvarepriserne ændrer sig. Billys gennemsnitsmetode tager netop højde for, at anskaffelsesomkostningerne ændrer sig over tid.

Justér budgettets direkte omkostninger pr. måltid, når de nye indkøbspriser er kendte, og hold de faste poster uændrede, indtil der træffes beslutning om bemanding, lokaler eller udstyr. Følg samtidig medarbejderbetalingen og antallet af måltider pr. personalegruppe, da tallene er grundlaget for den skattemæssige opgørelse af arbejdsgivers tilskud til kantineordningen (Retsinformation).