Sådan følges en serviceaftale op med leverandørmøder og rapportering

Aftalens genstand: services, parter og godkendelse

Serviceaftalen er myndighedens konkrete og specifikke instruks til leverandøren eller databehandleren. I den fælleskommunale infrastruktur gives instruksen som en serviceaftale.

Aftalens parter er myndigheden og leverandøren. En leverandør får kun adgang til data, der udstilles via den fælleskommunale infrastruktur, hvis den relevante myndighed godkender det i form af en serviceaftale. KOMBIT er ikke selvstændigt dataansvarlig, men databehandler for den relevante myndigheds data.

Aftalens genstand er de enkelte services. Hver service i den fælleskommunale infrastruktur har et specifikt dataindhold. Serviceaftalen angiver, hvilke myndigheder der ønskes data fra, og hvilke services der ønskes adgang til.

I ældreplejen kan aftalen mellem myndighed og leverandør omfatte ydelseskategorier som personlig pleje, madservice, madservice uden udbringning til hjemmet og øvrig praktisk hjælp. Kommunen skal offentliggøre både pris- og kvalitetskrav til leverandørerne og indgå kontrakt med alle leverandører, der opfylder kravene.

Oversigt over serviceaftalesystemets regler

Roller og instrukser: myndighed, leverandør og databehandler

Myndigheden er dataansvarlig og den part, der instruerer. KOMBIT er databehandler og har efter GDPR art. 28, stk. 3, indgået en databehandleraftale om behandling af personoplysninger på vegne af en myndighed i forbindelse med brug af den fælleskommunale infrastruktur. KOMBIT må kun videresende data til et andet af myndighedens it-systemer efter en konkret og specifik instruks fra myndigheden.

Leverandøren af Anvendersystemet har ofte det detaljerede overblik over, præcis hvilke data det enkelte Anvendersystem har brug for. Derfor er det leverandøren, der vurderer, hvilke services der skal anvendes, og som opretter serviceaftalen. Leverandøren har samtidig ansvar for, at krav til databehandling og udstilling af data opfylder gældende krav jf. serviceaftaler og de til enhver tid gældende regler for beskyttelse af persondata.

Myndigheden skal kunne give en konkret og specifik instruks, og den modtagende part skal altid have en konkret og gyldig hjemmel til at modtage de konkrete data. På leverandørmødet bør myndigheden derfor kunne pege på, hvilken instruks og hjemmel der ligger bag de data, der drøftes.

Mødeforberedelse efter officialprincippet

Officialprincippet er ikke lovfæstet, men en almindelig retsgrundsætning. Det forpligter myndigheden til at kende det retlige grundlag for sin afgørelse og til at skaffe relevante oplysninger om sagens faktiske omstændigheder. Sagen oplyses navnlig ved at indhente oplysninger fra myndigheden selv, andre myndigheder og parten.

Formålet er at sikre materielt lovlige og rigtige afgørelser. Er en sag utilstrækkeligt oplyst, kan afgørelsen tilsidesættes som ugyldig, eller sagen må genoptages, så de manglende undersøgelser kan foretages.

Før mødet bør myndigheden derfor indhente serviceaftalen og en eventuel databehandleraftale, læse hvilke services og hvilket dataindhold der er godkendt, og skaffe de oplysninger, som myndigheden selv, leverandøren eller andre relevante parter ligger inde med. Ombudsmanden har i en sag henstillet, at et ministerium genoptog en sag, fordi det efter officialprincippet burde have oplyst sagen yderligere – fx ved at spørge de norske myndigheder, hvad de havde modtaget (FOB 2017-8).

En praktisk mødeforberedelse kan sætte disse punkter på dagsordenen: gennemgang af serviceaftalen, de godkendte services og dataindhold, den konkrete instruks og hjemmel, seneste rapportering samt eventuelle afvigelser. Myndigheden bør deltage med en person, der kan give eller bekræfte instruksen, og leverandøren med en person, der har overblik over Anvendersystemet og de services, der er oprettet i Fælleskommunalt Administrationsmodul.

Der bør tages referat med beslutninger, handlingspunkter, ansvarlige og frister, så opfølgningen kan ske på næste møde. Referatet bør holde sig til serviceaftalens services og de data, der er omfattet af instruksen og hjemlen.

Sådan følges en serviceaftale op med leverandørmøder

Mødeadfærd efter god forvaltningsskik

God forvaltningsskik er normer og principper for, hvordan myndigheder bør optræde over for borgerne. Myndigheder skal bl.a. være venlige og hensynsfulde og styrke tilliden til den offentlige forvaltning. Principperne gælder ved siden af lovgivningens krav og forvaltningsretlige retsgrundsætninger.

Ombudsmanden har fx konstateret, at uhøflig og nedladende sprogbrug over for en borger var i strid med god forvaltningsskik (FOB 2011 21-1). I sagen skrev en kommunaldirektør bl.a., at borgeren 'tilsyneladende har svært ved at forstå indholdet i lovgivningen', og at kommunen var 'uendelig træt af at forholde sig til useriøse og usaglige henvendelser'. Det blev anset for uhøflig og nedladende sprogbrug.

God forvaltningsskik angår myndighedernes adfærd over for borgerne. På leverandørmødet er det hensigtsmæssigt at holde et sagligt og respektfuldt sprog, også når der er uenighed om faglige vurderinger eller rapportering. Mødet bør ledes, så alle dagsordenspunkter behandles, og uenighed noteres i referatet.

Fordele og udfordringer ved formelt møde med leverandør

Rapporteringens indhold, kadence og format

Rapporteringen skal tage udgangspunkt i de services, der er omfattet af serviceaftalen. Myndigheden bør derfor aftale med leverandøren, hvilke data og statusoplysninger der skal rapporteres for hver service, og i hvilken form.

For hver service bør rapporteringen vise, hvilket dataindhold der er udstillet, og om der er afvigelser i forhold til serviceaftalen.

Kadence og format bør følge serviceaftalens vilkår. Hvis serviceaftalen ikke fastsætter et format, bør myndigheden på mødet aftale, hvordan status for hver service rapporteres, og hvem der sender rapporten. På leverandørmødet kan myndigheden bruge rapporteringen til at kontrollere, om de aftalte services er i brug, om dataindholdet svarer til godkendelsen, og om serviceaftalen skal opdateres, eller der skal gives en ny instruks.

Ændringer, afvigelser og næste møde

Ændringer i vilkårene for brug af den fælleskommunale infrastruktur varsles mindst tre måneder, inden de træder i kraft. Varslingen giver myndigheden og leverandøren tid til at justere serviceaftale, rapportering og mødeindhold.

Hvis databehovet ændrer sig, eller parterne opdager en afvigelse mellem det aftalte og det rapporterede, skal serviceaftalen opdateres med de nye services eller myndigheder.

Afvigelser bør håndteres ved, at myndigheden indhenter de nødvendige oplysninger og sikrer det retlige grundlag, inden den beslutter at godkende en ændring eller en ny instruks. På næste leverandørmøde kan disse punkter sættes på dagsordenen: status på opdatering af serviceaftalen, nye services, ændret dataindhold og eventuelle afvigelser i rapporteringen.

Tidsplan for ændringer i fælleskommunale infrastruktur