Hvordan opbygges en kravspecifikation til erhvervsrengøring?

Formål og afgrænsning

En kravspecifikation omsætter arbejdsstedets behov til krav, der kan besvares entydigt i et tilbud og efterprøves i den daglige drift. Den bruges både ved udbud og ved tilbudsindhentning; sammenligningen af tilbud er nærmere beskrevet i afsnittet om udbud, tilbudsvurdering og kontrakt. Begynd derfor med at skrive ned, hvad specifikationen omfatter: hvilke adresser og bygninger, hvilke lokaletyper, hvilke arealer og hvilke opgavetyper – og hvad den ikke omfatter.

Afgrænsningen har også et ansvarsmæssigt spor. Reglerne om rengøring på arbejdspladsen findes blandt andet i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning, og arbejdsgiveren har det overordnede ansvar for, at arbejdsstedet er sundheds- og sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Ansvaret kan ikke outsources til et rengøringsfirma, og reglerne gælder, uanset om rengøringen udføres af eget personale eller af en ekstern leverandør. Skriv derfor ind, hvem der er kontaktperson hos jer, og hvordan I selv fører tilsyn.

Omfanget af rengøringen afhænger af antal medarbejdere, indretning, brug af lokaler og typen af arbejde. Specifikationen skal derfor tage udgangspunkt i det konkrete arbejdssted og ikke i en generisk skabelon – to lokaler med samme gulvareal kan have vidt forskellige krav, hvis brugen og arbejdets karakter er forskellig.

Kortlæg behov, lokaler og brugsintensitet

Begynd med en rum- og arealopgørelse: gulvarealer pr. lokaletype, antal kontorpladser, mødelokaler, toiletter og håndvaske, køkkener og frokostområder, fællesområder samt gangarealer og flugtveje. Toiletter, håndvaske og fælles faciliteter skal rengøres forsvarligt, og gulve, gangarealer og flugtveje skal holdes fri og være sikre at færdes på. Markér særligt belastede områder for sig – køkkener, indgange, toiletter og lokaler med mange forskellige brugere.

Opgør dernæst brugsintensiteten: antal medarbejdere, hvor mange der bruger det enkelte lokale, indretningen, hvor længe der arbejdes, og arbejdets karakter, fx om der opstår støv, fedt eller madrester. Det er disse forhold, der bestemmer, hvor ofte der skal gøres rent, og de er grundlaget for at fastsætte frekvenser og tidsforbrug pr. lokaletype.

Afklar samtidig grænsefladerne: hvilke opgaver andre end rengøringspersonalet skal udføre, før der kan gøres rent – ryddeliggørelse af borde og bænke, opvask og affaldshåndtering. Skriv forudsætningerne ind som aftalte punkter med angivelse af, hvem der gør hvad.

Fastlæg kvalitetsniveau og standard

Vælg først, hvilket sprog kvaliteten skal beskrives i. DS 2451-10 beskriver, hvilke overvejelser der bør gøres i forhold til planlægningen af rengøring. NIR for rengøring i hospitals- og primærsektoren beskriver både de planlægningsmæssige overvejelser og hvilke krav der er til rengøringen. INSTA 800 indeholder krav, der kan benyttes for at sikre kvaliteten af rengøringen. Valget hænger sammen med lokalernes art: hygiejnekritiske miljøer stiller andre krav end almindelige kontorlokaler.

DS/INSTA 800-1 beskriver et system til fastlæggelse og bedømmelse af rengøringskvalitet og bygger på de overordnede krav i EN 13549:2001. Standarden angiver et fælles rengøringssprog, der letter samarbejdet og kommunikationen mellem aktørerne og mindsker risikoen for misforståelser. Den beskriver to hovedprincipper – visuel kontrol og kontrol med måleinstrumenter – og det resultat, der er opnået umiddelbart efter udført rengøring. Den kan anvendes i alle typer bygninger og lokaler, uafhængigt af hvilke metoder, hvilken frekvens eller hvilket system der i øvrigt anvendes. DS/INF 149 er en vejledning til at indføre og bruge standarden.

Omsæt standarden til kvalitetsprofiler pr. lokaletype og til udfaldskrav. I NIR-sammenhæng kan rengøringskvaliteten fx være et defineret krav til antallet af urenheder, der må være efter endt rengøring – det kaldes et udfaldskrav. Udfaldskrav gør det muligt at måle kvaliteten i stedet for at diskutere den enkelte gang.

Begrund valget i kontrakten: standarden giver mulighed for entydig dokumentation af den på forhånd fastlagte kvalitet og indeholder objektive målekriterier.

Kvalitetsstandarder til rengøring i forskellige miljøer

Fordele og ulemper ved at bruge udfaldskrav i rengøring

Specificér opgaver, frekvens og metode

Del opgaverne i daglig, periodisk og akut rengøring, og skriv for hver opgave: hvilket lokale eller hvilken flade der er tale om, hvad der skal gøres, hvilken metode og hvilket udstyr der forventes, hvor ofte opgaven udføres, og hvor meget tid der er afsat. Uden frekvens og tid er kravet ikke styrbart, og uden metodeangivelse er tilbuddene ikke sammenlignelige.

Tidsforbruget er i sig selv en kvalitetsparameter. Kvaliteten i professionel rengøring afhænger af de aftalte kvalitetsmål, den tid der er afsat til rengøringen, medarbejderens faglige viden og kompetence, de redskaber og maskiner medarbejderen har til rådighed, og de valgte rengøringsmidler. Sæt derfor tid pr. opgave eller pr. lokaletype frem for kun at angive antal besøg.

Grundniveauet følger også af arbejdsmiljøreglerne: arbejdspladsen skal holdes ren og ryddelig, og rengøringen skal udføres, så støv, snavs og uhygiejniske forhold begrænses. Akutte opgaver – spild, hændelser, særlig tilsmudsning – bør have eget afsnit med beskrivelse af, hvordan opgaven tilkaldes, og hvor hurtigt den skal løses.

Krav til rengøringsmidler, udstyr og hygiejne

Kobl produktkravene til flader og funktioner i stedet for at opliste produkter løst. Det bør især overvejes, hvilke produkter der anvendes på udsatte flader som dørhåndtag, bordoverflader i køkkenet, hvor der tilberedes mad, bordoverflader hvor der indtages mad samt armatur og toiletter.

Ved løbende rengøring på belastede overflader – fx i køkkenet, på dørhåndtag eller i lokaler med mange forskellige brugere – kan der benyttes engangsklude, gerne nogle der er præ-imprægnerede med vand og sæbe. Er engangsklude ikke en mulighed, er det vigtigt at have en lukket beholder til opsamling af brugte klude. Det skal fastsættes, hvor mange gange en klud må benyttes, altså hvor ofte den skal skiftes.

Fastlæg desuden krav om retningslinjer for vask af rengøringsklude samt af arbejdstøj/arbejdsdragt og for rengøring af skridsikkert fodtøj. Angiv, hvor ofte det skal ske, hvor det foregår, og hvem der er ansvarlig.

Krav til leverandør, personale og kompetencer

Medarbejderens faglige viden og kompetence er en af de variable, der bestemmer kvaliteten af rengøringen. Spørg derfor til rengøringsfaglig uddannelse: hvilken uddannelse har de medarbejdere, der skal løse opgaven, hvilken instruktion får de ved opstart, og hvordan oplæres vikarer og nyt personale. Bed om at få det dokumenteret i tilbuddet.

Beskriv bemandingen: hvem er fast på opgaven, hvordan dækkes sygdom, ferie og fravær, hvem er kontaktperson, og hvordan gives der instruktion i brug af kemi og i de enkelte opgaver. Krav til oplæring og kontrol med udførelsen hører hjemme her og ikke kun under kvalitetsafsnittet.

Sikkerhed, kemikalier og dokumentation

Der skal være adgang og kendskab til sikkerhedsdatablade for alle produkter, og der bør stilles krav om, at dem, der benytter produkterne, har læst sikkerhedsdatabladet, før de tager produktet i brug. Skriv i specifikationen, at kravet gælder samtlige anvendte produkter – også dem, der tages i brug senere i aftaleperioden.

Fastlæg dokumentationsflowet: der skal være sikkerhedsdatablade over samtlige anvendte produkter, og de skal fremsendes til ordregiver. Tilføjes der nye produkter, skal sikkerhedsdatabladet fremsendes straks. Angiv format, modtager og hvordan opdateringer håndteres, så I ikke selv skal indhente dokumentationen løbende.

Farlig kemi skal håndteres korrekt og indgå i virksomhedens kemiske risikovurdering, og medarbejdere skal instrueres i brugen af kemi. Det er arbejdsgiverens ansvar og kan ikke overlades til leverandøren alene, heller ikke når rengøringen er sat ud.

Kvalitetskontrol og opfølgning

Vælg kontrolform: visuel kontrol, kontrol med måleinstrumenter eller begge dele. Det er netop de to hovedprincipper i INSTA 800, og ved en konkret rengøringsopgave kan det være aktuelt at benytte blot det ene eller begge. Instrumentelle målemetoder anvendes, hvor et visuelt indtryk ikke er tilstrækkeligt – fx når der er sat udfaldskrav til antallet af urenheder efter endt rengøring.

Fastlæg stikprøvekontrol og kontrolbesøg: hvor ofte, af hvem, i hvilke lokaler, efter hvilken metode og med hvilken dokumentation. Et udfaldskrav giver et tal at måle imod i stedet for et skøn, og kontrolbesøg er en anden mulighed, der kan indføres som fast ordning.

Beskriv egenkontrollen: standarden giver medarbejderen mulighed for at vurdere arbejdsindsatsen og kontrollere eget arbejde efter fastlagte kvalitetsprofiler. Beskriv samtidig afvigelseshåndteringen – hvordan afvigelser registreres, hvem der orienteres, hvordan der følges op, og hvad der sker, hvis niveauet ikke holdes.

Udbud, tilbudsvurdering og kontrakt

Læg kravspecifikationen ind som bilag i udbudsmaterialet med kvalitetsniveauer, frekvenser og tidsforbrug som faste størrelser, så alle tilbud besvarer de samme krav. DS/INSTA 810 har til formål at gøre det lettere at udbyde rengøringsopgaver i Norden og kan bruges som værktøj til at sikre overensstemmelse med EU-forskrifter og offentlige forskrifter.

Standarden dækker anmodning om deltagelse i udbud, udbudsprocedure og -betingelser, system til vurdering af tilbud, leverancens omfang, krav til leverandøren, tekniske krav, kontraktmæssige aspekter samt retningslinjer for vurdering, herunder specifikation af kriterier. Brug punkterne som tjekliste, så ingen af delene mangler i materialet.

I vurderingen af tilbuddene er det en fordel, at kvalitetsniveauerne er defineret på forhånd, fordi det gør det lettere at sammenligne tilbuddene. Skriv kvalitetsniveau, kontrolmetode og opfølgningshyppighed ind i kontrakten sammen med pris, frekvens og tidsforbrug, så niveauet kan håndhæves gennem hele aftaleperioden.