Hvordan opbygges en kravspecifikation til erhvervsrengøring?

Formål og afgrænsning

En kravspecifikation omsætter arbejdsstedets behov til krav, der kan besvares entydigt i et tilbud og efterprøves i den daglige drift. Den bruges ved udbud og tilbudsindhentning; sammenligning af tilbud står i afsnittet om udbud, tilbudsvurdering og kontrakt. Skriv derfor, hvad specifikationen omfatter: adresser, bygninger, lokaletyper, arealer og opgavetyper – og hvad den ikke omfatter.

Afgrænsningen har et ansvarsspor. Regler om rengøring på arbejdspladsen findes blandt andet i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning. Arbejdsgiveren har det overordnede ansvar for, at arbejdsstedet er sundheds- og sikkerhedsmæssigt forsvarligt.

Ansvaret kan ikke outsources til et rengøringsfirma og gælder, uanset om rengøringen udføres af eget personale eller en ekstern leverandør. Skriv derfor ind, hvem der er kontaktperson hos jer, og hvordan I selv fører tilsyn.

Omfanget af rengøringen afhænger af antal medarbejdere, indretning, brug af lokaler og typen af arbejde. Specifikationen skal derfor tage udgangspunkt i det konkrete arbejdssted, ikke i en generisk skabelon. To lokaler med samme gulvareal kan have vidt forskellige krav, hvis brug og arbejdets karakter er forskellig.

Kortlæg behov, lokaler og brugsintensitet

Lav en rum- og arealopgørelse: gulvarealer pr. lokaletype, antal kontorpladser, mødelokaler, toiletter og håndvaske, køkkener og frokostområder, fællesområder samt gangarealer og flugtveje. Toiletter, håndvaske og fælles faciliteter skal rengøres forsvarligt. Gulve, gangarealer og flugtveje skal holdes fri og være sikre at færdes på. Markér særligt belastede områder: køkkener, indgange, toiletter og lokaler med mange forskellige brugere.

Opgør brugsintensiteten: antal medarbejdere, hvor mange der bruger det enkelte lokale, indretningen, hvor længe der arbejdes, og arbejdets karakter, fx støv, fedt eller madrester. Disse forhold bestemmer, hvor ofte der skal gøres rent, og er grundlaget for frekvenser og tidsforbrug pr. lokaletype.

Afklar grænsefladerne: hvilke opgaver andre end rengøringspersonalet skal udføre, før der kan gøres rent – ryddeliggørelse af borde og bænke, opvask og affaldshåndtering. Skriv forudsætningerne ind som aftalte punkter med angivelse af, hvem der gør hvad.

Fastlæg kvalitetsniveau og standard

Vælg først, hvilket sprog kvaliteten skal beskrives i. DS 2451-10 beskriver overvejelser om planlægning af rengøring. NIR for rengøring i hospitals- og primærsektoren beskriver både planlægningsmæssige overvejelser og krav til rengøringen. INSTA 800 indeholder krav, der kan sikre kvaliteten af rengøringen. Valget hænger sammen med lokalernes art: hygiejnekritiske miljøer stiller andre krav end almindelige kontorlokaler.

DS/INSTA 800-1 beskriver et system til fastlæggelse og bedømmelse af rengøringskvalitet og bygger på de overordnede krav i EN 13549:2001. Standarden angiver et fælles rengøringssprog, der letter samarbejdet og kommunikationen mellem aktørerne og mindsker risikoen for misforståelser.

Den beskriver to hovedprincipper – visuel kontrol og kontrol med måleinstrumenter – og det resultat, der er opnået umiddelbart efter udført rengøring. Den kan anvendes i alle typer bygninger og lokaler, uafhængigt af hvilke metoder, hvilken frekvens eller hvilket system der i øvrigt anvendes. DS/INF 149 er en vejledning til at indføre og bruge standarden.

Omsæt standarden til kvalitetsprofiler pr. lokaletype og til udfaldskrav. I NIR-sammenhæng kan rengøringskvaliteten fx være et defineret krav til antallet af urenheder efter endt rengøring – et udfaldskrav. Udfaldskrav gør det muligt at måle kvaliteten i stedet for at diskutere den enkelte gang.

Begrund valget i kontrakten. Standarden giver mulighed for entydig dokumentation af den på forhånd fastlagte kvalitet og indeholder objektive målekriterier.

Kvalitetsstandarder til rengøring i forskellige miljøer

Fordeler og ulemper ved at anvende DS/INSTA 800-1

Specificér opgaver, frekvens og metode

Del opgaverne i daglig, periodisk og akut rengøring. Skriv for hver opgave: lokale eller flade, hvad der skal gøres, metode og udstyr, hvor ofte opgaven udføres, og hvor meget tid der er afsat. Uden frekvens og tid er kravet ikke styrbart, og uden metodeangivelse er tilbuddene ikke sammenlignelige.

Tidsforbruget er i sig selv en kvalitetsparameter. Kvaliteten i professionel rengøring afhænger af aftalte kvalitetsmål, afsat tid, medarbejderens faglige viden og kompetence, redskaber og maskiner samt valgte rengøringsmidler. Sæt derfor tid pr. opgave eller lokaletype frem for kun at angive antal besøg.

Grundniveauet følger også af arbejdsmiljøreglerne: arbejdspladsen skal holdes ren og ryddelig, og rengøringen skal udføres, så støv, snavs og uhygiejniske forhold begrænses. Akutte opgaver – spild, hændelser, særlig tilsmudsning – bør have eget afsnit med, hvordan opgaven tilkaldes, og hvor hurtigt den skal løses.

Krav til rengøringsmidler, udstyr og hygiejne

Kobl produktkravene til flader og funktioner i stedet for at opliste produkter løst. Overvej især, hvilke produkter der anvendes på udsatte flader: dørhåndtag, bordoverflader i køkkenet, hvor der tilberedes mad, bordoverflader hvor der indtages mad samt armatur og toiletter.

Ved løbende rengøring på belastede overflader – fx i køkkenet, på dørhåndtag eller i lokaler med mange forskellige brugere – kan der benyttes engangsklude, gerne præ-imprægnerede med vand og sæbe. Er engangsklude ikke en mulighed, er en lukket beholder til brugte klude vigtig. Det skal fastsættes, hvor mange gange en klud må benyttes, altså hvor ofte den skal skiftes.

Fastlæg krav om retningslinjer for vask af rengøringsklude, arbejdstøj/arbejdsdragt og for rengøring af skridsikkert fodtøj. Angiv, hvor ofte det skal ske, hvor det foregår, og hvem der er ansvarlig.

Krav til leverandør, personale og kompetencer

Medarbejderens faglige viden og kompetence er en variabel, der bestemmer kvaliteten af rengøringen. Spørg til rengøringsfaglig uddannelse: hvilken uddannelse har medarbejderne på opgaven, hvilken instruktion får de ved opstart, og hvordan oplæres vikarer og nyt personale? Bed om dokumentation i tilbuddet.

Beskriv bemandingen: hvem er fast på opgaven, hvordan dækkes sygdom, ferie og fravær, hvem er kontaktperson, og hvordan instrueres der i brug af kemi og i de enkelte opgaver? Krav til oplæring og kontrol med udførelsen hører hjemme her, ikke kun under kvalitetsafsnittet.

Sikkerhed, kemikalier og dokumentation

Der skal være adgang og kendskab til sikkerhedsdatablade for alle produkter. Stil krav om, at de, der benytter produkterne, har læst sikkerhedsdatabladet, før produktet tages i brug. Skriv i specifikationen, at kravet gælder samtlige anvendte produkter – også dem, der tages i brug senere i aftaleperioden.

Fastlæg dokumentationsflowet: sikkerhedsdatablade over samtlige anvendte produkter skal fremsendes til ordregiver. Tilføjes nye produkter, skal sikkerhedsdatabladet fremsendes straks. Angiv format, modtager og hvordan opdateringer håndteres, så I ikke selv skal indhente dokumentationen løbende.

Farlig kemi skal håndteres korrekt og indgå i virksomhedens kemiske risikovurdering. Medarbejdere skal instrueres i brugen af kemi. Det er arbejdsgiverens ansvar og kan ikke overlades til leverandøren alene, heller ikke når rengøringen er sat ud.

Kvalitetskontrol og opfølgning

Vælg kontrolform: visuel kontrol, kontrol med måleinstrumenter eller begge dele. Det er de to hovedprincipper i INSTA 800, og ved en konkret rengøringsopgave kan ét eller begge være aktuelle. Instrumentelle målemetoder anvendes, hvor et visuelt indtryk ikke er tilstrækkeligt – fx ved udfaldskrav til antallet af urenheder efter endt rengøring.

Fastlæg stikprøvekontrol og kontrolbesøg: hvor ofte, af hvem, i hvilke lokaler, efter hvilken metode og med hvilken dokumentation. Et udfaldskrav giver et tal at måle imod i stedet for et skøn. Kontrolbesøg er en anden mulighed, der kan indføres som fast ordning.

Beskriv egenkontrollen: standarden giver medarbejderen mulighed for at vurdere arbejdsindsatsen og kontrollere eget arbejde efter fastlagte kvalitetsprofiler. Beskriv samtidig afvigelseshåndteringen: hvordan afvigelser registreres, hvem der orienteres, hvordan der følges op, og hvad der sker, hvis niveauet ikke holdes.

Udbud, tilbudsvurdering og kontrakt

Læg kravspecifikationen ind som bilag i udbudsmaterialet med kvalitetsniveauer, frekvenser og tidsforbrug som faste størrelser, så alle tilbud besvarer de samme krav. DS/INSTA 810 skal gøre det lettere at udbyde rengøringsopgaver i Norden og kan sikre overensstemmelse med EU-forskrifter og offentlige forskrifter.

Standarden dækker anmodning om deltagelse i udbud, udbudsprocedure og -betingelser, system til vurdering af tilbud, leverancens omfang, krav til leverandøren, tekniske krav, kontraktmæssige aspekter samt retningslinjer for vurdering, herunder specifikation af kriterier. Brug punkterne som tjekliste, så ingen af delene mangler.

I vurderingen af tilbuddene er det en fordel, at kvalitetsniveauerne er defineret på forhånd, fordi det letter sammenligningen. Skriv kvalitetsniveau, kontrolmetode og opfølgningshyppighed ind i kontrakten sammen med pris, frekvens og tidsforbrug, så niveauet kan håndhæves gennem hele aftaleperioden.