Sådan evalueres tilbud på serviceydelser efter tildelingskriterier

Fra tildelingskriterier til evaluering af serviceydelser

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse gennemførte et genudbud som offentligt udbud efter udbudslovens afsnit II (bygtek.dk). Evalueringen skal bygge på kriterierne og vurderingsgrundlaget i udbudsmaterialet, før tilbuddene vurderes.

Tilbudsgiver udarbejder tilbuddet på grundlag af udbudsmaterialet og afgiver det inden tilbudsfristens udløb. Den ordregivende myndighed begynder vurderingen, når tilbuddene åbnes. Evalueringen er ikke en samlet vurdering af leverandøren, men en systematisk sammenligning af hvert tilbud mod de kriterier og krav, der stod i udbudsmaterialet, herunder udbudsbetingelserne.

Udbudsloven angiver tre tildelingskriterier: Pris, omkostninger eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiveren skal identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af ét af disse kriterier (retsinformation.dk).

Vælg først tildelingskriteriet, og afgræns derefter de vurderingspunkter, der skal bruges. Kriteriet og vurderingsgrundlaget skal ligge fast, før tilbuddene sammenlignes.

Forbered vurderingspunkterne før tilbuddene åbnes

Serviceydelser spænder fra rådgivning og drift til programmering. Det ændrer ikke valget af tildelingskriterium, men underkriterierne skal afspejle den leverance, der faktisk udbydes.

Et udbud af serviceydelser kan rumme mange forskellige leverancer. Beskriv derfor, hvad der skal vurderes for den konkrete ydelse, frem for at bruge kvalitet som ét upræcist punkt.

Begynd med at koble hvert vurderingspunkt til et konkret leverancebehov. Ved kompetenceprofil kan tilbuddet eksempelvis vurderes på, om de beskrevne kompetencer passer til opgaverne; ved metode kan man vurdere, om fremgangsmåden adresserer de beskrevne opgaver.

Ved tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet indgår der typisk både økonomiske underkriterier, som priser eller omkostninger, og kvalitative underkriterier om tilbuddenes kvalitetsmæssige indhold (kfst.dk). Hold disse dele adskilt, så tilbudsgiverne kan se, hvad der bedømmes på hver del.

For bemanding og leveranceform skal vurderingspunktet hænge sammen med opgavens behov. Beskriv, hvilke oplysninger i tilbuddet der skal indgå i bedømmelsen, så vurderingen handler om leverancen og ikke om en generel opfattelse af leverandøren.

Hvis kvalitet er et underkriterium, skal udbudsmaterialet beskrive, hvad der kendetegner en stærk, middel eller svag opfyldelse. Gør niveauerne konkrete nok til, at vurderingspersonerne kan forklare, hvorfor et tilbud placeres på ét niveau frem for et andet.

Trin 2 er at gøre vurderingspunkterne operationelle under hvert tildelingskriterium. De skal kunne anvendes ens på alle tilbud og passe til den ydelse, der udbydes.

Forskellige måder at vurdere kvalitet på i serviceudbud

Brug spørgsmålsrunden og tilbudsfristen til at sikre sammenlignelighed

Tilbudsgivere kan frem til tilbudsfristens udløb stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Svarene bør læses sammen med materialet, når tilbuddene vurderes.

Alle tilbud skal bygge på samme materiale. Svarene på de skriftlige spørgsmål er med til at ensrette forståelsen af både opgaven og kriterierne.

Ved åbningen registreres det, om tilbuddet er afgivet inden fristen, og om det forholder sig til de udsendte spørgsmål og svar. Hvis et tilbud bygger på egne forudsætninger om leveranceomfang eller bemanding, skal vurderingen tage udgangspunkt i det fastlagte materiale frem for en ny skala.

Trin 3 er at bruge spørgsmålsrunden til at afklare tvivl om opgaven og tildelingskriterierne. Svarene indgår i vurderingsgrundlaget og skal anvendes ens på alle tilbud.

Registrér spørgsmål og svar sammen med udbudsmaterialet. Brug dem, når I sammenholder tilbuddene med de fastlagte kriterier, så vurderingen hviler på det samme grundlag.

Vælg evalueringsmodel for pris og kvalitet

Ved tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet indgår der typisk både økonomiske underkriterier, som priser eller omkostninger, og kvalitative underkriterier om kvalitet (kfst.dk). Vælg derfor en evalueringsmodel, der viser, hvordan de økonomiske og kvalitative dele indgår i den samlede vurdering.

I en pointmodel omregnes tilbudspriser til point, som kan sammenstilles med point for kvalitet. I en prismodel omregnes point for kvalitet til kronebeløb, som vægtes sammen med tilbudspriserne (kfst.dk).

Beskriv modellen i udbudsmaterialet, før tilbuddene kommer ind. Tilbudsgiverne skal kunne se, hvordan pris eller omkostninger og kvalitet påvirker resultatet, og vurderingspersonerne skal anvende samme model på alle tilbud.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning beskriver tre trin i prismodeller: pointgivning, omregning og opgørelse. Vejledningen anfører også, at omregningen af kvalitetspoint til kronebeløb kan foretages på forskellige måder (kfst.dk).

Vejledningen viser blandt andet en pointskala for kvalitative kriterier, hvor 0 er bedst, og 8 er dårlig opfyldelse. Den viser også et eksempel på en model, hvor kvalitet bedømmes fra 0 til 8 point, og 8 gives til bedste kvalitet (kfst.dk). Angiv derfor tydeligt, hvilken skala og pointretning der gælder i det konkrete udbud.

Knyt hvert pointniveau til en beskrivelse af, hvordan tilbuddet opfylder det pågældende underkriterium. Det gør det muligt at begrunde bedømmelsen med indholdet i tilbuddet frem for med en løs samlet vurdering.

Trin 4 er at fastlægge evalueringsmodellen for de valgte tildelingskriterier. Beskriv pointskala, omregning og den måde, vurderingerne samles på, før tilbuddene evalueres.

Gennemfør en ensartet vurdering af hvert tilbud

Vurderingen foretages af den ordregivende myndighed. Registrér tilbuddene ved åbningen, kontrollér formelle krav som rettidig aflevering, og bedøm derefter hvert tilbud punkt for punkt mod de fastlagte vurderingspunkter. Opsummér resultatet for hvert tildelingskriterium, og begrund valget ud fra den beskrevne model.

Ensartethed opnås ved at bruge samme rækkefølge, samme notatformat og samme spørgsmål til alle tilbud. Er der flere vurderingspersoner, er det mest sammenligneligt at gennemgå ét vurderingspunkt ad gangen for alle tilbud frem for at læse ét tilbud færdigt ad gangen.

Er udbuddet opdelt, anvendes kriterierne for den relevante delaftale. Sammenlign tilbuddene med de krav og vurderingspunkter, der gælder for netop den delaftale.

Et konkret eksempel findes i udbuddet af en koncessionsaftale om etablering og drift af ladestandere for Norddjurs Kommune. Her blev bedste forhold mellem pris og kvalitet anvendt med underkriterierne Pris 50 % og Antal tilbudte Ladepunkter 50 % (udbud.dk).

Eksemplet viser, hvordan et serviceudbud kan have et økonomisk og et ydelsesrelateret underkriterium. Brug kun kriterier og vægtning, der er fastlagt for det konkrete udbud, og anvend dem ens på alle tilbud.

Dokumentér evalueringen, så beslutningen kan forklares

Dokumentationen skal vise, hvordan hvert tilbud er bedømt i forhold til kriterierne, og hvordan beslutningen hænger sammen med udbudsmaterialet. Grundlaget er ikke kun selve tilbuddet.

Det samlede udbuds- og kontraktmateriale kan indeholde yderligere oplysninger om kontrakten, herunder ændringer i forhold til et oprindeligt materiale. Udbudsbetingelserne og svarene på de skriftlige spørgsmål indgår i det materiale, tilbuddene er udarbejdet efter.

Før en log for hvert tilbud med dato for åbningen, vurderingen af hvert vurderingspunkt og en henvisning til det relevante afsnit i tilbuddet. Notér også, hvordan de øvrige tilbud blev bedømt på samme punkt.

Hvis et tilbud mangler oplysninger i forhold til et krav eller kriterium, skal loggen beskrive konkret, hvad der mangler. Notér også, hvilken betydning det havde for vurderingen.

Trin 6 er at dokumentere, hvordan hvert tilbud er bedømt mod tildelingskriterierne. Loggen skal samle dato for åbningen, vurderingerne, henvisninger til tilbuddene og sammenligningen af tilbud på samme vurderingspunkt.